Le récolement des archives communales

Le récolement des archives communales, de quoi s'agit-il ?

A chaque élection d'un maire (qu'il s'agisse d'un premier mandat ou d'un renouvellement), il convient d'établir un récolement des archives communales. c'est-à-dire une liste récapitulative sommaire des documents conservés dans les archives communales.

Le procès-verbal, à laquelle est annexée cette liste récapitulative, signé par le maire entrant en fonction et le maire sortant de fonctions, formalise le transfert de responsabilité juridique, le maire étant pénalement et civilement responsable des archives.

Á chaque nouveau mandat, même si le maire est réélu, il est nécessaire de rédiger le récolement des archives communales (loi du 29 avril 1924, IX-62). Ce document, qui recense les dossiers et registres conservés, joue le rôle d’un procès-verbal de prise en charge des archives. Il doit être transmis aux archives départementales pour contrôle.

Le récolement indique à la fois les locaux de conservation des archives, ainsi que leur contenu.

Un modèle de récolement est annexé au présent article. En revanche, l'inventaire établi par lors d'une opéraiton de classement par un archiviste ne vaut pas bordereau de récolement.

L'établissement du récolement, par comparaison avec le précédent, peut permettre de déceler des documents manquants (ou des documents retrouvés !). C'est un document engageant pour les maires entrant et sortant; il convient de le remplir avec toute la précision requise.