Gérer les archives communales ou intercommunales au quotidien
Comment procède-t-on aux éliminations ?
Les éliminations sont à la charge de la collectivité. L’autorisation est effective à la réception du bordereau d’élimination visé par le directeur des archives départementales.
Les documents éliminables doivent obligatoirement être brûlés ou déchiquetés afin que les informations ne soient pas récupérables. L’opération peut être faite sur place ou par une entreprise spécialisée. Voici une liste (non exhaustive) des entreprises à contacter :
- ENCORE (environnement cotentin recyclage) La Rondehaye (tél : 06.02.16.91.52)
- SIREC Périers (tél : 02.33.76.63.70)
- ESAT ACPT-Tourlaville et Beaumont-Hague (tél : 02.33.88.98.58)
Peut-on m’aider dans mon archivage ?
Le classement des archives demande du temps et réclame une bonne connaissance des dossiers. Le recours à une personne non expérimentée n’est pas recommandé. L’effet recherché peut même s’avérer, dans certains cas, contre-productif.
Si le volume d’archives à classer est important, le recours à une mission d’archivage peut apporter une aide efficace. Outre le travail de classement, la prestation comprend le traitement des éliminations ainsi que la réalisation d’un inventaire des dossiers. Le centre de gestion de la fonction publique de la Manche possède un service d’aide à l’archivage pour les collectivités locales.
L’archiviste itinérant peut se déplacer afin d’effectuer un devis au préalable. Il existe également des sociétés d’archivage effectuant ces missions.
Ces prestations se font sous le contrôle des archives départementales qui peuvent réaliser des visites durant ces interventions.
Comment se déroule le dépôt des archives historiques ?
Le dépôt est entièrement gratuit pour les collectivités. La prise en charge, sur place, se fait sur rendez-vous.
Les archives sont triées puis conditionnées avant de rejoindre le dépôt des archives départementales où elles seront dépoussiérées.
La conservation et la communication est assurée par le conseil départemental.