Qu'est-ce qu'on archive ?

Archives ayant un intérêt administratif ou juridique

Ce sont vos dossiers clos, que vous n'alimentez plus au quotidien. Ces documents sont conservés à titre administratif ou juridique. Ils sont couverts par une durée d'utilité administrative (DUA) qui vous permet d’instruire une demande ou vous couvre en cas de contentieux. Ils doivent donc être conservés chez vous jusqu’au terme de la DUA. Ils font ensuite l’objet soit d’un versement aux Archives départementales (AD), soit d’une procédure de destruction après visa du directeur des archives.

Archives ayant un intérêt historique

Ces dossiers ne sont plus couverts par une durée d'utilité administrative. Ils sont conservés de manière définitive par les Archives départementales puisqu’ils témoignent de l’activité de votre service ou en raison de leur valeur patrimoniale.

Pour bien archiver, il faut savoir éliminer !

L’élimination de vos documents nécessite impérativement l’obtention d’un visa par le directeur des Archives départementales à l’exception des pièces suivantes :

• doublons ou exemplaires excédentaires d'un document ;

Au sein de l’administration, les circuits sont complexes. De nombreux documents sont conservés en double entre certaines entités, entre services et composantes ou au sein d'un même service ou d'une même composante. De plus, l'héritage d’archives d'entités préalables complexifie encore ces circuits, la gestion documentaire n'ayant pas été la même d'un service à l'autre. Il convient alors d'établir en lien avec les Archives départementales quel document est le document probant et lequel a valeur de copie d'usage et de proposer réglementairement la destruction des documents conservés en double.

• copies ou notes pour information ;
• notes de travail ou brouillons non validés n'apportant pas d'information utile ;
• documents temporaires ou intermédiaires sans lien avec la décision ;
• circulaires caduques ;
• la documentation.

Qu’elle soit scientifique, technique (ouvrages et publications professionnels…) ou administrative, votre documentation n’est pas considérée comme étant à proprement parler des archives. Vous devez donc vous rapprocher de votre centre de documentation lorsqu’il existe. À défaut, vous consulterez, au besoin, l'archiviste avant de procéder à la destruction de cette documentation.

En résumé, il faut donc distinguer :